COME INIZIARE AD USARE MICROSOFT ACCESS

Breve guida, rivolta ai neofiti di Microsoft Access, su come iniziare a comprendere ed utilizzare il software di database più famoso al mondo.

È uno dei programmi più richiesti nel mondo del lavoro, ma nel contempo è quello più misterioso, quello che incute più "paura" ai neofiti dell'automazione d'ufficio. È parte del pacchetto Office, al pari di Word, Excel, PowerPoint, ecc. ed in maniera abbastanza semplice (...come vedremo poi!) consente la creazione e la gestione di Database.

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Cos'è un Database

Ricordiamo cos'erano gli uffici, pubblici e privati, fino a venti o trenta anni fa, quando la diffusione dei computer era ancora ad uno stadio embrionale. Tutte le informazioni erano ovviamente archiviate (esattamente come oggi), ma su carta! immaginate cosa poteva essere l'anagrafe di un qualsiasi comune d'Italia, quante tonnellate di carta dovevano essere ammassate all'interno di armadi, cassetti o qualsivoglia altro mobile, e quale lavoraccio doveva essere gestire tutti quei dati soprattutto se per errore l'archivista di turno avesse riposto in un luogo non corretto alcuni di questi fogli.

Per Database si intende un archivio di informazioni su supporto elettronico.

Quando con i personal computer sono comparsi i primi software di gestione d'archivio le cose sono cambiate radicalmente. Per esempio si è ridotto fin quasi a scomparire l'errore umano; i tempi di accesso sono a dir poco migliorati (...basta infatti digitare qualche piccola informazione per ottenere tutti i dati desiderati in pochissimo tempo). 

Microsoft Access è senza dubbio il programma che più di altri viene utilizzato per la creazione e la gestione di Database, non foss'altro perché può essere utilizzato, con poche nozioni di base, anche da utenti poco esperti.

Primi passi con Microsoft Access

Supponiamo di voler archiviare elettronicamente i dati contenuti in una semplice rubrica telefonica. 

Dopo aver aperto Microsoft Access, ci troviamo di fronte ad una schermata costituita nella parte centrale da delle icone rappresentanti alcuni modelli di documento preimpostati, mentre ai lati troviamo la Barra "File" con la lista di comandi che nelle versioni prima del 2007 trovavamo nel menù omonimo.

La prima operazione da compiere è quella di creare un nuovo database dandogli un nome e una cartella di destinazione, a tale scopo:

1. Cliccare sull'icona gialla posta a destra
2. Salvare il database scegliendo la cartella di destinazione e poi scrivendo il nome, nel nostro esempio "Rubrica"
3. Cliccare il pulsante "Crea"

Vi dovreste ora trovare di fronte alla schermata del vostro database "Rubrica", con nella parte centrale una scheda chiamata "Tabella1", e nella parte superiore le varie barre multifunzione ("Home", "Crea", "Dati esterni", ecc.) contenenti i vari strumenti di lavoro.

Le Tabelle di Access

Immaginate un database come una scatola enorme, che può essere riempita inserendoci una serie di oggetti (Tabelle, Query, Maschere, Report, ecc.) di cui per il momento non conoscete ancora il significato. A tal proposito sicuramente non possiamo prescindere dalle tabelle, infatti in ogni database occorrerà crearne almeno una.

Una tabella è un contenitore di dati, graficamente può essere rappresentata come una griglia. Se ne fa largo uso in gran parte dei programmi di automazione d'ufficio (Word, Excel ecc.) e a maggior ragione su Microsoft Access. 

Le colonne di questa griglia si chiamano "Campi" e andranno a contenere i singoli dati da archiviare: per esempio i cognomi, i nomi, le città ecc.

Ogni campo deve essere obbligatoriamente identificato da una etichetta; quindi seguendo il nostro esempio avremo il campo "Cognome" (...ovvero la prima colonna della griglia), il campo "Nome" (...la seconda colonna) ecc.

Le righe invece conterranno i dati correlati e le chiameremo "Record".

Per esempio "Rossi" "Mario" "Milano" costituirà un record, ovvero l'insieme dei dati (correlati fra loro) derivanti dall'unione dei campi "Cognome", "Nome" e "Città".

Come creare una tabella in Access

È possibile crearle in due modi:

• ...Dalla visualizzazione struttura
• ...Dalla visualizzazione foglio dati.

Creazione Tabelle tramite foglio dati

Appena creiamo un nuovo database in automatico viene mostrata la visualizzazione foglio dati della tabella a cui viene dato un nome generico: "Tabella1". È costituita inizialmente da un unico campo chiamato genericamente "ID" (... che sta per "Identificativo"). Operiamo come segue:

1. Facciamo click su "Fare click per aggiungere", accanto al campo "Id"
   
   
   
2. Nel menù scegliere il tipo di dati per il nuovo campo che ci accingiamo a creare, nello specifico scegliamo "Testo". Compare una nuova colonna col nome di "Campo1"
3. Ripetere l'operazione in modo da far comparire anche "Campo2" e "Campo3"
   
   
   
4. Nella colonna "Campo1" facciamo doppio click, quando l'etichetta appare selezionata scriviamo "Cognome" e confermiamo con il tasto Invio
5. Ripetiamo l'operazione su "Campo2" e "Campo3" rinominando come "Nome" e "Telefono"
   

A questo punto non dobbiamo fare altro che digitare i dati nelle caselle vuote poste in ciascun campo. Questa operazione si chiama "Inserire Record". Ricordate che nel campo "Id" non dovete scrivere nulle (...Access non ve lo consente!), il programma inserirà dei numeri automaticamente associandoli ai record inseriti.

Infine cliccate il pulsante "Salva" posto in alto e digitate il nome da assegnare alla tabella

Creazione Tabelle tramite visualizzazione struttura

1. Fare click sulla barra "Crea" (...in alto)
2. Cliccare il pulsante "Struttura tabella"
   
   
   
3. Nella griglia visualizzata (...si chiama Struttura della tabella) inserire i nomi dei campi e i tipi di dati che andranno a contenere.
   
   
   
4. Una volta terminata l'operazione salvate;  verrà visualizzata la finestra che chiede se volete... "creare una chiave primaria adesso". Coi pulsanti "Sì" e "No" effettuate la scelta. Se non sapete cos'è una Chiave primaria è preferibile scegliere "No".
   
   
   
5. Per inserire i record occorrerà passare in visualizzazione "foglio dati" cliccando il pulsante "Visualizza" della barra "Home".

Riquadro oggetti del Database

Sulla vostra sinistra troverete sempre l'elenco degli oggetti creati nel Database. Nel nostro esempio dovremo trovare due tabelle (...quelle fatte in precedenza). Basterà aprirle per vedere i record contenuti. Una volta aperte potrete utilizzare il pulsante "Visualizza", della barra "Home" per passare da modalità "Foglio dati" a modalità "Struttura" e viceversa. La stessa cosa la potrete fare cliccando il tasto destro sopra il nome della tabella nel riquadro oggetti (...quello di sinistra).