COME CREARE REPORT IN ACCESS -2

Guida pratica per capire come è strutturato un Report di Microsoft Access: distinzione delle varie parti in cui è suddiviso e del loro significato.

Come è strutturato un Report in Access

La struttura di un Report di Access viene suddivisa in diverse aree rettangolari di varie dimensioni. Ognuna di queste riporterà gli oggetti contenuti in posizioni diverse dello stampato.

Partendo dall'alto la struttura viene suddivisa in:

Intestazione del Report
Intestazione della pagina
Intestazione del Gruppo
Corpo
Piè pagina Gruppo
Piè pagina della pagina
Piè pagina del Report

Intestazione Report

Tutto ciò che riportiamo nello spazio dell'intestazione Report e nel Piè pagina Report verrà riportato rispettivamente All'inizio del primo e alla fine dell'ultimo foglio stampato.

Per esempio inseriamo in alto, solo nella prima pagina del nostro report, il logo col nome dell'azienda:

Per visualizzare le aree dell'intestazione e piè di pagina report facciamo click col tasto destro del mouse su un punto qualsiasi dello sfondo a quadretti e attiviamo la voce corrispondente.

Se usate Microsoft Office 2003 visualizzate la casella degli strumenti col menù visualizza o col pulsante della barra degli strumenti

Se usate le versioni successive aprite la barra "Struttura"

Utilizzate lo strumento Immagine e casella di testo per inserire il logo e per scrivere il nome dell'azienda. Cliccate prima sul pulsante e poi sull'area per posizionarli correttamente nell'intestazione del Report.

Corpo del Report e intestazione pagina

Nel corpo dei report di Access dobbiamo riportare i dati della tabella (o query) di riferimento che ritroveremo al centro di ogni stampa. Nell'intestazione pagina invece dobbiamo riportare ciò che vogliamo compaia nella parte superiore degli stampati.
A tale scopo:

Visualizziamo il piè pagina e l'intestazione pagina cliccando col tasto destro del mouse in un punto dello sfondo a quadretti del report,
Visualizziamo l'elenco campi: usando Microsoft Office 2003 ci serviamo del menù "Visualizza" altrimenti nella barra"Struttura" cliccheremo sul pulsante "Aggiungi campi esistenti"
Selezioniamo i campi da stampare
Trasciniamoli nello spazio del Corpo del Report

Nel corpo ogni campo sarà rappresentato da due caselle. La prima è una semplice etichetta col nome del campo, la seconda invece indica il dato archiviato nel campo. Per evitare che i nomi dei campi vengano ripetuti per ogni record spostiamo le etichette in alto nello spazio dell'intestazione pagina. A tale scopo selezioniamole e usiamo il Taglia-Incolla.