COME CREARE REPORT IN ACCESS -1

Compendio didattico, con lezione video allegata, sul significato e la creazione dei report in Access attraverso l’utilizzo di varie versioni di Microsoft Office: 2003, 2007 e 2010. In questa parte verrà analizzata nei dettagli sia la creazione in visualizzazione struttura che l’autocomposizione.

 

Cos’è un Report

In Microsoft Access i Report sono oggetti che consentono le stampe personalizzate di tabelle e/o query. Per stampare queste ultime in realtà non è strettamente necessario generare Report, in quanto esiste una finestra ad hoc, raggiungibile dal menù file, come tutti i programmi di Microsoft Office. Utilizzare questa finestra però se da un lato consente di stampare in maniera rapida e senza grosse complicazioni, dall’altro non permette la personalizzazione dello stampato obbligando l’utente ad accontentarsi della classica conformazione a griglia dei dati. 

 

 

Come creare Report in Access

Se hai la necessità di personalizzare le stampe di Access, scegliendo per esempio i campi da inserire, la formattazione dei caratteri (ecc.), ti conviene creare un Report. A tal proposito esistono due modi diversi di farlo: l’autocomposizione e la creazione in visualizzazione struttura.

Creare Report in Access con la visualizzazione struttura

 1.  Aprite un database di Access e …

a.  Se usate la versione 2003 cliccate sul pulsante “Report” (a sinistra) e poi doppio click veloce sulla prima icona (“Crea un Report in Visualizzazione struttura”)

b.  Se usate le versioni successive Cliccate sulla barra multifunzione “Crea” e poi sul pulsante “Struttura report”

2.  Nella visualizzazione struttura fate doppio click veloce all’incrocio dei righelli, laddove è presente un “puntone” nero.

3.  Nella “finestra delle Proprietà” posizionati sulla scheda “Dati” e su “Origine record” (accanto) seleziona la tabella o la query necessaria a creare il Report in Access

4.  Adesso visualizza l’elenco campi della tabella o query cliccando sul pulsante “Aggiungi campi esistenti”.  Se utilizzate la suite Microsoft Office 2003 l’elenco campi compare in automatico, non dovesse accadere utilizza il menù “Visualizza” – “Elenco campi” per richiamarli

5.  Seleziona dall’elenco i campi che intendi inserire nel Report. Se devi sceglierne più di uno aiutati col tasto CTRL della tastiera associandolo al tasto sinistro del mouse

6.   Trascina i campi selezionati sul corpo del report

7.  Nel corpo dovresti ora vedere due caselle per ogni campo: le prime rappresentano l’etichetta col nome del campo (per esempio “Cognome”), le seconde i dati (per esempio “Rossi”). Per rendere meglio fruibile il Report devi portare le prime (…le etichette) sopra, nello spazio dell’intestazione. A tale scopo selezionale cliccando sulla prima normalmente e poi sulle altre col tasto SHIFT (quello delle maiuscole) + tasto sinistro del mouse

8.  Esegui un semplice Taglia – incolla per spostare le etichette in alto nell’intestazione

9.  Utilizza il trascinamento per disporre in orizzontale le etichette nell’intestazione e i campi nel corpo della struttura

 

10.  Formatta le etichette dell’intestazione a piacimento in modo da differenziare i caratteri da quelli del corpo

11.  Clicca il pulsante “Visualizza”, nella barra “Home” per visualizzare l’anteprima di stampa del Report.

 

La creazione report in visualizzazione struttura rappresenta un metodo efficace ma molto macchinoso ed è per questo motivo che gli utenti di Access prediligono il metodo della creazione guidata, molto più veloce e meglio comprensibile. Questo modo di generare Report viene descritto nella video-lezione in basso, oppure clicca quì

  

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