Guida pratica per generare Ordinamenti e livelli di gruppo di un report utilizzando la visualizzazione struttura. Gli esempi saranno trattati sia con l'utilizzo din Access 2003 sia con le versioni successive.
Ordinare e raggruppare i dati di un Report
Dopo aver generato un semplice report (clicca qui per rivedere la lezione), la sua struttura ci apparirà in questo modo ...
Se passiamo da struttura ad "Anteprima di stampa" (basta cliccare il pulsante "Struttura" (nella barra "Home"), i dati ci appariranno più o meno come rappresentato in basso ...
Notate che molti dati, soprattutto nel campo "Nazione" si ripetono sempre uguali, per esempio ci sono diversi Irlandesi, Italiani, Francesi ecc. Quando, come in questo caso, in un report ci sono delle informazioni ripetitive possiamo creare dei livelli di gruppo, in modo tale da visualizzarle in quest'altro modo ...
La procedura seguente vi guiderà passo-passo al raggruppamento dei dati di un report.
- Se utilizzate Le versioni ultime di Access dovete attivare la barra "Struttura" e cliccare il pulsante "Raggruppa e ordina".
... compare un riquadro in basso ...
- Se usate La versione 2003 di Access invece, aprite il menù "Visualizza" e cliccate su "ordinamento e raggruppamento"... Compare la finestra omonima ...
A questo punto potreste decidere semplicemente di ordinare i dati presenti nel report e sarebbe facilissimo visto che per esempio con Access 2003 dovreste semplicemente aprire il menù "Campo o espressione" della finestra appena richiamata e poi scegliere accanto "Crescente" o "Decrescente".Con le versioni successive invece basta cliccare sul pulsante "Aggiungi ordinamento" (nel rettangolo evidenziato in precedenza) e poi fare doppio click sul campo da ordinare (all'interno dell'elenco che compare di lato).Se invece intendete raggruppare i dati (...come visto all'inizio del paragrafo), Occorre ......In Access 2003
- Selezionare su "Campo o espressione" il campo con i dati da raggruppare. Nel nostro esempio abbiamo scelto un campo che si chiama "Nazione" (voi ovviamente ne sceglierete uno del vostro database)
- impostare il valore "Sì" alla proprietà "Intestazione (gruppo)"
- Chiudere la finestra "Ordinamento e raggruppamento" e nella struttura viene visualizzata l'area "Intestazione Nazione"
- Sopra e sotto la nuova area è presente un rettangolino "Nazione". Trascinate entrambi nello spazio "Intestazione Nazione", in questo modo ...
- Aggiustando l'altezza delle aree, la distanza tra le caselle e formattando a piacere, la struttura del report dovrebbe apparire più o meno così ...
...Nelle versioni successive di Access
- Dopo aver cliccato il pulsante "Raggruppa e ordina" cliccare su "Aggiungi un gruppo", nella parte inferiore della finestra
- Fare doppio click sul nome del campo che contiene i dati da raggruppare ...
- A questo punto trascinare le etichette nella nuova area e regolare le distanze come già visto per Access 2003
Per guardare la videolezione fai click quì
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